Отделы

Данный подраздел дает возможность создать отделы для распределения сотрудников. При создании отделов указывается график работы каждого отдела, благодаря чему можно получить отчеты о фактическом пребывании сотрудников на рабочих местах. Также каждому отделу можно настроить индивидуальные права доступа, которые будут распространяться только на сотрудников, которые входят в этот отдел.

Структура страницы «Управление отделами» (Рис. 44):

1. кнопка добавления нового отдела;
2. кнопка развернуть/свернуть подробную информацию обо всех отделах;
3. свернуть подробную информацию об отделе;
4. развернуть подробную информацию об отделе;
5. кнопка просмотра подробной информации об отделе в полноэкранном режиме;
6. кнопка перехода к редактированию отдела;
7. кнопка добавления вложенного отдела;
8. кнопка удаления отдела.

Рис. 44 Страница «Управление отделами»

Добавление отдела

Добавление отдела выполняется следующей последовательностью действий:

1. Нажать кнопку «Добавить отдел» на странице «Управление отделами», в результате откроется вкладка «Подробная информация» страницы добавления отдела (Рис. 45).
2. На вкладке «Подробная информация» указываются:
   • Родительский отдел — отдел, который может включать в себя один или несколько других отделов;
   • Наименование отдела — наименование отдела, которое максимально понятно для всех пользователей (например, «Бухгалтерия» или «Администрация»);
   • Комментарий — комментарий к отделу (опционально);
Рис. 45 Добавление отдела: подробная информация
3. Перейти на вкладку добавления сотрудников в отдел (Рис. 46) нажатием кнопки «Дальше» (1 на Рис. 45).
4. Во вкладке «Сотрудники», по необходимости, прикрепить сотрудников к создаваемому отделу.

   Структура вкладки «Сотрудники»:

   1. область вывода списка сотрудников без отдела;
   2. область вывода списка сотрудников, прикрепленных к создаваемому отделу;
   3. строка поиска сотрудников по обеим спискам;
   4. кнопка перемещения всех сотрудников из списка «Сотрудники в отделе» в список «Сотрудники»;
   5. кнопка перемещения всех сотрудников из списка «Сотрудники» в список «Сотрудники в отделе»;
   6. кнопка перехода на вкладку распорядка работы отдела.
   Прикрепление сотрудников к отделу будет выполнено только после сохранения отдела. Если создание/ редактирование отдела не завершено и была нажата кнопка «Назад», выбранные сотрудники не будут прикреплены к отделу.
   После сохранения отдела личные настройки доступа прикрепленных к отделу сотрудников будут наследоваться по отделу.
   Рис. 46 Добавление отдела: сотрудники

5. Перейти на вкладку настройки распорядка работы отдела (Рис. 47) нажатием кнопки «Дальше» (6 на Рис. 46).
6. На вкладке «Распорядок работы» (Рис. 47) указать график работы отдела, для контроля трудовой дисциплины (данная информация используется для отчетов о работе сотрудников (см. раздел «Отчеты»)).
   Время начала обеда должно быть не раньше времени начала работы, а время окончание обеда не позже времени окончания работы. В случае, если время обеда будет не в диапазоне времени работы, расчеты для отчета с учетом обеденного времени будет производится неправильно.

   Скользящий график – тип графика работы отдела, при котором нет четких временных рамок начала и конца рабочего дня (рабочей смены). Для скользящего графика обязательно, чтобы сотрудник в начале рабочей смены совершил событие с направлением «Вход», а в конце рабочей смены – событие с направлением «Выход». Если это условие не будет выполнено, построение корректного отчета для такого сотрудника невозможно. Так же, при использовании скользящего графика, возможно вести учет рабочего времени сотрудника, если его рабочая в смена начинается в один день, а заканчивается на следующий день.

   Если отдел работает по скользящему графику нужно активировать опцию «Скользящий график» (см. 2 на Рис. 47). Для отдела со скользящим графиком распорядок работы не задается.
   Рис. 47 Добавление отдела: распорядок работы
7. Перейти на вкладку управления доступом для отделов (Рис. 48, Рис. 49) нажатием кнопки «Дальше» (1 на Рис. 47).
8. Задать правила доступа для отдела. Правила доступа можно задавать на двух вкладках «Везде» (Рис. 48) и «По рабочим зонам» (Рис. 49).
• Настройка доступа вкладка «Везде» (Рис. 48) - выбирается, является ли это все рабочей зоной; а также есть два варианта доступа - «Всегда» (всегда и везде будет разрешен доступ) и «Никогда» (никогда и нигде не будет разрешен доступ).

• Настройка доступа вкладка «По рабочим зонам» (Рис. 49) - нужно указать, будет ли разрешено передвижение по этой рабочей зоне или нет; доступ определяется в зоне выбранных(ой) рабочих(ей) зон(ы). Доступны следующие правила доступа: «Никогда» (никогда, данный отдел, не имеет доступа к помещению(ям), которые контролируются выбранной рабочей зоной), «Всегда» (данный отдел, всегда имеет доступ к помещению(ям), которые контролируются выбранной рабочей зоной), «По расписанию» (доступ отела определяется временными зонами, которые можно выбрать из имеющихся в данной рабочей зоне).

  Доступны следующие правила доступа: «Никогда» (никогда, данный отдел, не имеет доступа к помещению(ям), которые контролируются выбранной рабочей зоной), «Всегда» (данный отдел, всегда имеет доступ к помещению(ям), которые контролируются выбранной рабочей зоной), «По расписанию» (доступ отела определяется временными зонами, которые можно выбрать из имеющихся в данной рабочей зоне).

Рис. 48 Добавление отдела: управление доступом (вкладка «Везде»)
Рис. 49 Добавление отдела: управление доступом (вкладка «По рабочим зонам»)
9. Сохранить настройки отдела нажатием кнопки «Сохранить» (1 на Рис. 48, Рис. 49).

Редактирование отдела

Для редактирования отдела, необходимо нажать кнопку «Редактировать» (4 на Рис. 44). В открытой форме для редактирования отдела выполняются такие же действия и настройки, как и для добавления.